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기업에 있어서의 업무 프로세스 관리의 중요성
오늘날 급속히 변화하는 경제 환경과 경쟁의 격렬한 상황에 있어 현재 많은 기업이 비용 절감, 품질 개선 및 시장 투입까지의 시간 단축화라고 하는 공통의 과제에 임하고 있습니다. 많은 기업이 갖고 있는 장해는 기업내의 다양한 부문별 정보를 따로 보관 유지하고 있어 중요한 프로세스 개선 정보를 다른 부문과 공유할 수 없다는 것입니다. 오늘의 기업경영자는 기업 전체의 이익이 되도록 하나의 부문에서 얻을 수 있는 지식들을 공유하는 것의 중요성을 탑 다운의 관점에서 이해하지 않으면 안됩니다.

어느 기업에 대해서도 가장 중요한 지식의 하나는 프로세스에 관한 지식, 즉 업무를 수행하기 위한 최선의 프로세스입니다. 이 지식은 유사한 업무를 실시하는 부문을 복수로 가지는 대기업에 대해서 더욱 중요합니다. 많은 업무에서 컨설턴트는 의뢰를 받으면 이른바 「최선의 실천 방법」 즉 실제 상황에서 이미 시험되어 그 효과가 실증 되고 있는 확실한 프로세스를 이용합니다. 실제 오늘의 컨설팅 회사의 상당수는 최선의 실천 방법에 관한 지식 즉 수집한 독자적인 라이브러리를 소중한 지적 재산으로서 철저하게 유지, 관리하고 있습니다.

그래픽스 기반의 툴로 프로세스를 표현하는 방법보다 뛰어난 방법은 없습니다. 예를 들면 식스시그마 경영기법 운동의 일환으로서 Black Belts 및 Green Belts가 도입되는 툴 킷의 주요 컴퍼넌트는 팀의 멤버와 프로젝트 리더가 프로세스 관리 정보를 공유할 수 있도록 하기 위한 툴입니다. 그 중에서도 업무 플로차트(flow chart)의 작성 툴은 작업을 진행시키면서 프로세스를 가시화해 개선하고 관리하기 위한 매우 중요한 초기 과정입니다.

현재 iGrafx가 제공하고 있는 iGrafx FlowCharter, iGrafx Process 등의 제품에는 프로세스를 문서화하기 위한 업계에서 최고의 플랫폼이 준비되어 있습니다. 또 iGrafx는 기업에 의한 프로세스의 개선과 관리를 장기간에 걸쳐서 지원하는 프로그램이나 서비스도 제공하고 있습니다.

프로세스에 관한 지식의 공유
습득하여 문서화한 프로세스에 관한 지식을 다른 부문에서 이용할 수 있다면 프로세스 개선에 필요한 노력의 효율성을 증가시킬 수가 있습니다. 즉, 각 부문은 사업 전략이 재검토될 때마다 처음부터 다시할 필요가 없어져 비용 절감으로 이어집니다.

최선의 실천 방법을 사내에 적절히 배치하고 작업 효율을 최대로 높이기 위해서 기업이 현재 이용하고 있는 방법은 많이 있습니다. 거기에는 테크놀러지가 극히 효과적으로 중요한 역할을 합니다. 프로세스의 문서화 및 개선을 실천하고 있는 기업에서는 iGrafx FlowCharter와 같은 툴을 사용해 표준화를 진행시키는 것으로 가장 일관되고 명확한 방법으로 프로세스 정보를 전달할 수 있는 기본적인 표현 형식을 확립할 수가 있습니다.

사례 연구법:미국 우정성
미국 우정성에서는 프로세스에 관한 지식의 활용을 포함한 프로젝트가 채용되었습니다. 그 주된 프로세스는 분류기의 사용법입니다. 지금까지 분류기의 올바른 사용 순서는 전화번호부와 같이 두꺼운 메뉴얼에 기재되어 왔습니다. 이것은 많은 직원에게 있어 시대 착오로 도움이 되지 않는 것이었습니다. 직원이 분류기를 틀리게 사용하고 있거나 활용하고 있지 않았기 때문에 비용이 상승하고 배달 시간에 악영향을 주고 있었습니다. 거기서 한 관리자가 두꺼운 메뉴얼의 난해한 텍스트를 일련의 플로차트(flow chart)로 변환했습니다. 프로세스를 기술하기 위해서 메뉴얼이 사용되었기 때문에 작업은 간단했습니다. 이 관리자는 iGrafx FlowCharter로 순서 재작성에 의해 사용하기 쉽고 알기 쉬운 메뉴얼을 작성했습니다.

다음 이 관리자는 iGrafx FlowCharter의 링크 기능을 사용해 한 순서의 차트로부터 다음의 순서의 차트로 전개될 수 있도록 하여 필요한 때에 자세한 보충 정보를 볼 수 있게 하였습니다. 상세한 정보는 Word나 Excel내에 기록되어 있지만 iGrafx FlowCharter는 이러한 파일에도 링크를 할 수 있으므로 이러한 순서는 완전한 상태로 유지되어 보다 단시간에 시스템의 배치가 가능하게 되었습니다.

마지막으로 「전체도」를 터치 패널이 탑재된 컴퓨터상에서 제작했습니다. 그 결과 플로차트(flow chart)상의 프로세스에 접속하는 것만으로 보다 많은 상세한 정보가 포함되어 있는 차트로 이동할 수 있게 되었습니다. 모든 정보가 중앙 서버에 보존되었기 때문에 여러 장소에서도 리얼타임으로 프로세스를 갱신할 수 있게 하였습니다.

비싼 투자 효과
우정성은 기술면에서의 비교적 적은 투자로 표준 순서를 지키면서 작업 효율을 높일 수가 있었습니다. 이것과 같은 목적을 실현하는 방법으로서 업무 플로차트(flow chart)나 매뉴얼 등에 프로세스 정보의 레포지트리 관리를 유지하고 있는 기업도 있습니다.

이러한 기업에서는 같은 결과를 달성하기 위한 한층 더 비용 효율이 좋은 수단으로서 iGrafx Process Central이 진행되고 있습니다. iGrafx Process Central을 도입하는 것으로써 기업내에서 표준화 된 프로세스의 집중형 라이브러리를 구축할 수가 있습니다. 이용자는 데이터 베이스 서버에 체크인·체크아웃하여 프로세스 정보의 참조, 갱신이 가능하며 변경 이력 정보는 자동적으로 데이타베이스에 축적됩니다.

또한 iGrafx 의 링크 기능을 사용하는 것으로 레포지트리에서 관리되고 있는 관련된 업무 플로우나 문서는 플로차트(flow chart)의 프로세스 박스에 링크된 상태로 유지됩니다. 이것에 의해 업무 프로세스 정보 변경에 의하는 것 외에도 업무에 대한 영향 요인을 미리 사전에 알 수 있습니다.

프로세스 시뮬레이션
iGrafx 에는 문서화의 다음의 단계로서 iGrafx Process을 사용해 현장 업무의 분석과 개선안의 사전 평가를 실시하기 위한 업무 시뮬레이션 기능을 갖추고 있습니다. iGrafx Process을 사용하면 작성된 업무 플로차트(flow chart)에 대해 실 업무의 데이터(작업시간, 업무의 개시 조건, 종업원의 단가등 )을 업무 플로차트(flow chart)상의 각 프로세스 박스나 시뮬레이션 시나리오로 설정함으로 그 업무 프로세스의 시뮬레이션 모델을 구축할 수 있습니다.

시뮬레이션 모델을 이용하여 복수의 업무 프로세스나 시나리오를 작성해 가설을 검증하거나 보틀 렉이 발생하는 장소를 확인하거나 효율을 높이기 위한 다양한 방법을 시험하고 평가할 수 있습니다.

iGrafx Process은 여러가지 업종의 업무 프로세스에 대해서 시뮬레이션을 실행하여 포괄적인 해석을 할 수 있는 기능을 갖추고 있어 업무 관리자가 적합한 업무 판단을 내릴 수 있는 효과를 가져옵니다.

지금까지 프로세스 시뮬레이션 툴들은 오랫동안 대기업에서 사용되어 왔지만, 너무 복잡하여 엔지니어 이외의 사람이 사용할 수 없었습니다.

iGrafx 툴은 프로세스가 속하고 있는 장소, 즉 프로세스에 직접 관계가 없는 엔지니어가 아니더라도 날마다 프로세스에 임하고 있는 사람들의 손으로 프로세스 개선이 추진되는 것을 목적으로한 툴입니다.