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BPM 의 개요
프로세스 관리란, 업무를 이해, 개선, 관리하기 위한 계통적이어 규율이 있는 어프로치이며, 조직내의 부문이나 직능에 걸쳐, 장기에 걸쳐 큰 메리트를 가져옵니다.

프로세스 관리란, 5 개의 단계로부터 구성되는 사이클입니다. 조직이 프로세스 관리 순서나 솔루션에 익숙하는에 따라, 각 단계에서의 처리가 자연과 효율화되므로, 시간과 함께 성과도 증대합니다. Corel 는, 이러한 모든 단계에서 사용할 수 있는 포괄적인 솔루션을 제공하는 얼마 안되는 기업의 1 개입니다.
프로세스 관리의 5 개의 단계는, 다음과 같습니다.
  1. 프로세스의 식별 : 기대하는 결과에 가장 큰 임펙트를 주는 프로세스를 식별한다
  2. 프로세스의 문서화 : 개선책을 실행하기 위해서 필요한 정보를 기록한다
  3. 프로세스 기능의 분석 : 모델과 가정의 검증에 의한 퍼포먼스 기준을 설정한다
  4. 프로세스의 개선 : 개선의 옵션의 이해라고 기대되는 개선의 성과를 명확하게 한다
  5. 프로세스의 모니터와 계속적인 개선 : 프로세스의 퍼포먼스를 계속적으로 추적해, 새로운 이점을 실현하기 위해서(때문에) 제 1 의 단계로 돌아와 사이클을 순환한다
현재의 변화가 풍부한 세계 시장에서는, 경쟁에 의한 압력이 더욱 더 높아지고 있습니다. Corel 는, 프로세스 관리의 과제를 해결하기 위해서 필요한, 포괄적인 툴군을 제공합니다.

단계 I - 프로세스의 식별
프로세스의 식별은, 대처의 대상이 되는 영역 또는 문제를 잘 이해하는 곳(중)으로부터 시작됩니다. 많은 경우, 프로세스 관리의 목표가 되는 것은, 사이클 시간의 단축, 결함의 배제, 필요한 자원의 삭감 등입니다. 이 단계의 목적은, 이러한 문제에 대해서 가장 큰 영향을 주는 프로세스를 이해해, 프로세스의 개선에 임하는 레벨을 식별하는 것입니다.

프로세스를 식별하는 것으로써, Black Belt 자격자는 이전의 프로젝트의 성과를 이용하는 일도 가능하게 됩니다. Black Belt 자격자는, 유사한 과거의 프로젝트를 참조해, 관련하는 중요 프로세스를 식별하는 것으로, 이 단계에서의 조사 시간을 단축해, 최적인 개선책을 이끄는 주요한 프로세스에 초점을 맞출 수가 있습니다.

단계 II - 프로세스의 문서화
프로세스를 문서화하는 목적은, 현재 어떻게 업무를 실시하고 있는지를, snapshot로서 기록하는 것입니다. 프로세스 문서라는 말로부터 일반적으로 연상되는 것은, 프로세스를 도표화한 「프로세스 맵」이라고 불리는 문서입니다만, 여기서 말하는 snapshot에는, 프로세스가 어떻게 처리되는지를 정의하는, 「프로세스 모델」이라고 불리는 프로세스의 메트릭스도 포함됩니다. 이러한 메트릭스에는, 프로세스로 사용하는 자원의 수, 프로세스내의 각 액티버티의 비용과 기간, 액티버티의 부가가치의 유무 등, 중요한 정보가 포함됩니다.

많은 업무 프로세스는 시간이 지나는 것에 따라 변화해, 프로세스내의 단계에 관한 정보도 없어지는 것이 많기 때문에, 프로세스의 문서화는 매우 유익합니다. 많은 경우, 프로세스 맵과 그 기초가 되는 프로세스 모델을 작성하는 과정에서, 비효율적인 부분을 특정해 그것을 개선할 수가 있습니다. Six Sigma 의 전문가는, 이러한 문제점을 「hidden factory(숨은 공장)」라고 부르고 있습니다.
최대의 효과를 올리려면 , 일반적으로 다음의 가이드 라인에 따라 프로세스를 문서화합니다.
  • 부문간의 경계를 넘어 기능하는 문서화 계획의 관리 기반을 작성한다
  • 특정의 대상 유저 마다, 문서화의 적절한 레벨에 대해 명확한 목표를 세우는 것으로부터 개시한다
  • 프로세스 맵과 프로세스 모델의 작성에 필요한 상세 정보를 모두 수집해, 일원적으로 관리한다
  • 프로세스 문서를 일원적으로 관리해, 그 데이터의 공개를 관리하기 위한 장기적인 대처를 검토한다
  • 문서화를 실시할 때, 프로세스를 이해해 개선하는 것의 의의를 명확하게 한다

이러한 초기의 단계에서 실시하는 작업은, 아무리 작은 작업에서도 전체적인 프로젝트의 기초가 됩니다. 여기서 제대로 작업을 실시하는 것이, 향후의 프로세스 관리의 과정에서 수배의 가치를 가져오게 됩니다.

기업안에는, 프로세스 맵과 프로세스 모델만 있으면 프로세스를 이해할 수 있다고 생각해 이 단계를 완료하는 것만으로 프로세스 관리 사이클을 종료하는 곳(중)이 있습니다. 또, 프로세스 맵은 다만 기계적으로 작성하면 좋은 것이라고 생각해 문서화의 프로세스만으로 프로세스 관리 사이클을 종료하는 기업도 있습니다.

어느 경우도 위험성을 안고 있습니다. 전자의 경우, 프로젝트 팀은 프로세스 데이터를 수집하고 있습니다만, 프로세스의 요소간의 복잡한 관계를 이해 및 인식하고 있지 않습니다. 이것은, 이 후의 프로세스 관리의 단계에서 얻을 수 있는 정보입니다. 후자의 경우, 프로젝트 팀은 프로세스 개선에 대한 의식이나 기능이 결여 하고 있으므로, 프로세스 관리가 실패하거나 기대하는 결과를 얻을 수 없을 가능성이 높아집니다.

단계 III - 프로세스 기능의 분석
결함품의 삭감, 제조 프로세스나 업무 프로세스의 개선, 사이클 시간의 단축, 비용의 관리 등, 다수의 개선 목표를 안은 제조 환경을 생각해 봅시다. 이러한 다양한 목표는 복잡하게 얽히고 있으므로, 단순하게 프로세스를 문서화해, 직감적으로 개선점을 논의하는 것 만으로는 불충분합니다.

프로세스 관리의 제 3 의 단계인 프로세스 기능의 분석이 필요한 것은 이 때문에입니다. 프로세스 기능의 분석의 목표는, 프로세스내에서 발생한다, 또는 프로세스에 영향을 주는 수많은 요소의 관계를 식별해, 특히 영향이 큰 소수의 요소에 좁히는 것입니다. 이 분석과 식별에 의해, 최단의 시간과 최소의 비용으로 최대의 성과를 올리기 위해서(때문에), 어떠한 방향성으로 개선에 임하지 않으면 안 될까가 밝혀집니다. 이 단계에서는, Black Belt 자격자는, 프로세스의 종합적인 기능과 안정성 등, 프로세스에 관한 이해가 깊어질 수가 있습니다.

이 단계는 반복이 필요하게 되는 경향에 있어, 경우에 따라서는 「프로세스의 문서화」의 단계로 돌아와, 프로세스에 관한 지식이 깊어질 필요가 있습니다. 프로세스 관리툴을 사용하면 Black Belt 자격자는 프로세스 모델에 데이터를 추가했을 때에 분석 대상의 범위를 확대할 수가 있습니다. 당연히, 어널리스트의 지식에도 한계는 있습니다. 어널리스트는, 분석에 의해서만, 프로세스의 관계에 대한 이해가 깊어져보다 상세한 정보를 수집해야 하는 영역을 간파할 수가 있습니다.

이것은 이상론과 같이 들릴지도 모릅니다만, 실제로 복수의 국면에서 큰 성과가 오른 케이스가 보고되고 있습니다. 이러한 성과를 달성할 수 있는 것은, 제조 프로세스와는 달라, 업무 프로세스는 조사의 대상이 되는 것이 거의 없기 때문입니다. 그 결과, 각 프로세스는 일관성이 없는 세세한 프로세스에 단편화 됩니다. 이러한 프로세스는, 관련지어 또는 최적화되는 일도 거의 없고, 끝이 없는 재시도, 작업의 루프, 부가가치가 없는 액티버티등을 포함하게 됩니다. 이 문제는, 짓궂게도, 근년의 「유연성의 향상」을 추구하는 경향이나, 「고객 만족도」의 개선을 요구하는 요구에 의해 한층 더 심각하게 되어 있습니다.

단계 IV - 프로세스의 개선
프로세스의 개선의 단계에서는, 프로세스내의 자산 (인재, 설비, 시설등)의 이용 효율을 올리는 방법을 평가합니다. 이 단계에서는, 프로세스의 분석의 단계에서 식별한 주요한 프로세스 변수를 최적인 결과를 얻을 수 있을 때까지 조작해, 프로세스의 개선을 꾀합니다.

프로세스 관리의 최종적인 목적이 되는 것이 이 단계입니다. 이 단계에 있어, 사이클 시간의 단축, 납기의 단축, 결함의 삭감, 자원의 최적화, 비용의 삭감 등, 기대하는 성과를 달성하기 위한 방법을 식별합니다.

종래의 Six Sigma 프로그램에서는, Black Belt 자격자가, 현장에서 일정한 기간에 걸쳐서 실험을 실시해, 측정 가능한 모든 데이터를 수집해, 그 결과를 통계적으로 분석해, 프로세스를 개선하는 방법을 결정하고 있었습니다. 이 수고가 걸리는 프로세스에는, 필요성도 메리트도 있습니다만, 분명한 결점이 있습니다. 많은 환경에서는, 이러한 실험을 실시해, 그 결과에 근거해 프로세스를 개선하는 방법을 결정하기 위한 예산, 인재, 기재, 및 시간을 준비하는 것이 곤란합니다.

자동화가 진행된 현재는, 프로세스의 시뮬레이션에 의해 이 문제를 해결할 수가 있습니다. 시뮬레이션에 의해 프로세스 문서 (맵과 모델)를 정밀 조사 하는 것으로써, 특히 복수의 부문이나 시설이 관련되는 길고 복잡한 프로세스에서는 숨어 있는 것이 많은, 비효율적인 개소를 굽기 시작할 수가 있습니다.

Black Belt 자격자는, 시뮬레이션을 사용해 프로세스를 조작해, 효율성을 개선하는 여지가 있는 개소를 특정할 수가 있습니다. 시뮬레이션을 사용해, 가정의 비지니스 시나리오를 분석할 수도 있습니다. 발주한 접수 담당사를 20 명 늘리면 어떻게 될까? 어느 설비를, 보다 새롭고 고속의 모델로 교환했을 경우의 투자수익은 어떻게 될까? 제조 프로세스를 반에 분할해, 각각을 병행해 갔을 경우, 시간을 단축할 수 있을까? 프로세스의 시뮬레이션을 실행하면(자), 이러한 의문에 대해서, 데이터에 근거한 신뢰성의 높은 회답을 얻을 수 있습니다. 또, 프로세스의 시뮬레이션에는, 현장의 작업에 영향을 주지 않고 결과를 확인할 수 있다고 하는 이점도 있습니다.

단계 V - 프로세스의 모니터와 계속적인 개선
시간이 경과하는 것에 따라, 프로세스의 동작이 완만이 되어, 기대되는 퍼포먼스 를 얻을 수 없게 되는 경우가 있습니다. 또, 새로운 기술, 자원, 요건, 경쟁등이 프로세스의 퍼포먼스에 영향을 주거나 요구되는 퍼포먼스 레벨을 바꾸거나 할 가능성이 있습니다. 이상과 같은 이유로부터, 프로세스를 계속적으로 개선해, 고객과 생산자가 프로세스의 성과로서 최대의 가치를 얻을 수 있도록 노력할 필요가 있습니다.

프로세스의 퍼포먼스가 정해진 허용 범위내에 있는지 어떤지를 모니터 하려면 , 허용 범위를 정해 그것을 이해하고 있지 않으면 안됩니다. 허용 범위를 정해 두는 것으로, 프로세스가 최초부터 올바르게 처리될 가능성도 높아집니다. 표준의 운용 순서를 이해해, 거기에 따르는 것으로, 오퍼레이터는 태스크를 최초부터 올바르게 처리할 수가 있으므로, 변동 요인, 다시 해, 결함등을 삭감할 수가 있습니다. 허용 범위를 넘었을 경우에는, 프로세스 문서를 참조하는 것으로, 허용 범위내에 되돌리는 방법을 간단하게 이해할 수가 있습니다.

프로세스 관리 솔루션을 사용하는 것으로써, 전의 4 개의 단계에서 수집한 정보를 간단하게 공개해 공유할 수가 있습니다. 프로세스 관리 솔루션에는, 프로세스 정보를 일원적으로 관리하기 위한 놀리지(knowledge ) 리포지터리(repository) 기능이 포함됩니다. 또, 프로세스 관리 솔루션을 기업의 인트라넷상에서 사용하는 것으로써, 프로세스 놀리지(knowledge )에 어디에서라도 즉석에서 액세스 할 수가 있습니다.